5 APLICACIONES PARA AHORRAR TIEMPO Y CONTROLAR TU DINERO

5 Aplicaciones para ahorrar tiempo y llevar el control de tu dinero.

En este artículo, detallo las 5 aplicaciones gratuitas que me permitieron: ahorrar tiempo, ordenar mis actividades, recibir alertas en mi email y en mi celular para no olvidar ciertos eventos, no perder nunca los datos de mis contactos, llevar el control de mis gastos diarios y otras tantas cosas más.

Voy a iniciar por el cliente de correos Gmail porque de él se desprenden varias de estas aplicaciones, y lo bueno es que para utilizar las otras aplicaciones no hay que registrarse nuevamente, tan solo basta con tener un email en Gmail.

Gmail

Por lejos, a mi modo de ver, el mejor servidor de correos. No voy a detallar todas las funciones que tiene, con solo decir que siempre está un paso adelante que Yahoo, Hotmail, Outlook y muchos otros, es suficiente.

Voy a mencionar algunas de las opciones que utilizo a diario y me hacen la vida más fácil.

Etiquetas: En vez de “carpetas” para guardar los emails, Gmail utiliza “etiquetas”, lo cual es mucho mejor porque a un mismo e-mail solo puedo guardarlo en una carpeta, pero puedo asignarle muchas etiquetas distintas. Además puedo elegir el color y el texto de la etiqueta, para poder identificar el contenido del email a simple vista.

Por ejemplo, cuanto me llega alguna factura (ticket) de algún pago que hice por internet, le puedo asignar la etiqueta “Pago”, y además le puedo asignar otras etiquetas más específicas, al mismo email, si es necesario.

Por ejemplo, si realicé una compra por eBay, además de la etiqueta “Pago”, le asigno la etiqueta “eBay”, si realicé el pago de un servicio, le asigno la etiqueta “Servicio”, y si el servicio es de pago mensual, podría asignarle la etiqueta “Mensual”.

Etiquetas en Gmail.

Filtros: Puedo elegir qué acción quiero que ocurra, cuando llega un e-mail, según determinadas características.

Por ejemplo puedo poner que:
Siempre que llegue algún email relacionado al banco, que venga desde un email terminado en  @MiBanco.com, automáticamente sea:

• Marcado como leído.
• Redireccionado a otro email.
• Respondido con un email predeterminado.
• O muchas otras opciones más.

Combinando filtros y etiquetas:
Por ejemplo, puedo hacer que automáticamente cuando me llega un email del banco, le coloque la etiqueta “Banco”, pero si además, ese mensaje es un aviso de que tengo el “resumen del mes disponible”, podría asignarle otra etiqueta más que sea “Resumen” y que se archive solo, para que no tenga que aparecer en la bandeja de entrada. De esta manera, tendría todos los emails relacionados al resumen de cuenta del banco en la etiqueta “Resumen” y archivados de forma automática.

Gcontact

Me sorprende mucho cuantas personas de negocios, vendedores por ejemplo, me comentan:

– Si llegara a perder los contactos que tengo en el teléfono (o en la agenda), perdería mucho dinero.

Y suelo preguntar:

– ¿Tienes una copia de seguridad de esos datos?

Y lo habitual es recibir un NO como respuesta.

Muchas veces se pierden los contactos del teléfono, o de la agenda física por robos, o también, cuando cambia el año hay que pasar los datos de la agenda que se repetirán al año siguiente (como los cumpleaños por ejemplo). O al comprar un nuevo celular, puede que los contactos hayan sido grabados en el teléfono en vez del chip, entonces hay que volver a pasar cada contacto al chip.

Utilizando Gcontact (la parte de “Contactos” de Gmail), se guardan los datos solo una vez y luego se pueden “sincronizar” en muchos dispositivos a la vez como una tablet, una notebook y en la computadora de escritorio. Si perdemos cualquiera de estos dispositivos, no perdemos los contactos porque están guardados en internet. Si desde alguno de estos dispositivos agregamos un contacto nuevo, se actualiza en todos a la vez, al igual que si borramos alguno. Para mayor seguridad, se pueden realizar copias de resguardo de todos los contactos, con un solo click.

Sincronizar con Gcontact de Google, para no perder los contactos.

Los vendedores y los que suelen trabajar con redes de personas, saben verdaderamente el valor que tiene una buena lista de contactos. Con esta simple aplicación, podemos asegurarnos de mantener los datos resguardados y a la vez accesibles desde varios dispositivos.

Gcalendar

Durante 3 años intenté utilizar una agenda de papel, sin éxito por cierto. La realidad fue que no pude acostumbrarme porque cambiaba muy seguido las tareas de hora / día y hacer esto en el papel era bastante incómodo (además mi resistencia era tal, que había veces que me olvidaba de mirar la agenda).

Gcalendar fue mi solución definitiva. Es el calendario de Google que me permite no solo agendar tareas, sino también enviar avisos automáticos a mi teléfono o a mi correo, todo de forma gratuita.

Varios calendarios en uno con Gcalendar de Google.

Ejemplo: antes no recordaba nunca las fechas de cumpleaños de mis familiares y amigos, entonces opté por dedicarme unas horas a agregar todos los cumpleaños al Gcalendar, y luego elegí la opción de que me avisara por medio de un email en cada una de estas fechas, y en casos especiales, con una semana de anticipación (para comprar el regalo). Además elegí la opción para mandar estos mismos mensajes como alertas a mi celular y a mi tablet.

Lo mejor de todo es que solo tuve que hacer el trabajo una vez y Gcalendar se encargó de repetir los eventos anuales (como los aniversarios) todos los años siguientes, algo que en una agenda de papel requeriría repetir el proceso cada año manualmente.

A diferencia de otras agendas como las que se instalan en la computadora, la de Gmail está disponible en Internet, por lo tanto no hay que preocuparse por hacer copias de seguridad si no se desea porque Gmail se encarga de eso, además, los datos están accesibles desde cualquier parte del mundo, en todo momento.

TodoIst

Sirve para listar tareas de forma sencilla. Tiene un diseño estético completamente simple, fondo blanco, texto y algún color para destacar cosas muy puntuales como tareas urgentes (muy similar al entorno de Google y Gmail). Puedo crear distintas tareas, poner dentro sub tareas y ponerle fechas para que me avise por email.

Ejemplo:

• CASA
– Solicitar presupuesto para las refacciones. (20/01/2016)
– Encargar los materiales para las refacciones. (21/01/2016)

• TRABAJO
– Armar el informe de las ventas anuales.

• FAMILIA
– Comprar por Internet las entradas para ir al cine el fin de semana.

TodoIst para el manejo de tareas.

La diferencia entre utilizar Todoist para ciertas actividades y no una agenda, es que se pueden ver a simple vista las tareas divididas por temas, se pueden reordenar y agrupar fácilmente, cambiar de fecha, etc.

Además, cada día, la aplicación se encarga de enviarnos un email con las tareas que deberían realizarse ese día.

Problem Geld (Problema dinero)

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ACTUALIZACIÓN IMPORTANTE:
Problem Geld parece que de momento no está disponible, pero en este enlace, podrás ver 12 aplicaciones similares, más actualizadas.
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Mi presupuesto familiar está particionado en distintas áreas, y una de estas es el gasto personal de cada integrante de la familia.

Para mis gastos personales utilizo esta herramienta. Es una aplicación para celulares y tablets que sirve para controlar los ingresos y egresos de dinero. A principio de mes, sumo el ingreso de dinero a mi presupuesto, y a medida que voy haciendo compras o pagos, se va actualizando el dinero disponible.

Ejemplo:

• Día 1 del mes: (Ingreso) $100.               [Total $100]
• Día  2: (Egreso) $5 gastos varios.           [Total $95]
• Día  2: (Egreso) $15 revistas / libros.     [Total $80]
• Día  3: (Egreso) $40 comer afuera.         [Total $40]
• Día 30: (Egreso) $10 regalo.                   [Total $30]

En todo momento sé exactamente el dinero que me queda y en qué gasté el que ya no tengo.

ProblemGeld o Problema Dinero, para llevar el control del dinero.

La aplicación genera estadísticas según las categorías que yo mismo genero, algo muy útil para darme una idea general del porcentaje que gasto en cada categoría: “gastos fijos”, “comer afuera”, “regalos”, “libros”, etc.

También se pueden hacer copias de seguridad y exportaciones a planillas de cálculo.

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ACTUALIZACIÓN IMPORTANTE:
Problem Geld parece que de momento no está disponible, pero en este enlace, podrás ver 12 aplicaciones similares, más actualizadas.
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Lo más extraordinario de todas estas aplicaciones, es que se pueden utilizar en el celular, en la tablet, en la netbook, notebook y en la computadora de escritorio, teniendo todo completamente sincronizado, automatizando muchísimas tareas.

«Es una especie de secretaria virtual a costo cero».

Personalmente, me ahorró horas y horas de pérdida de tiempo, de pasar malos momentos por olvidarme de fechas o eventos importantes, me creó un hábito de orden y eliminó el estrés de tener que recordar eventos y reuniones y muchas otras tareas.

Espero que te sean de utilidad. Si quieres agregar alguna a este listado, o explicar cómo las estás usando, deja tu comentario y recomienda este artículo por Facebook o por email para ayudar a otras personas.

Te dejo un cordial saludo.
Martín Omar.